La búsqueda de estrategias, planes, herramientas que apoyen el fortalecimiento de las entidades, para eliminar las prácticas deshonestas, anti profesionales, que promuevan la responsabilidad, transparencia, moralidad, ética profesional, en el manejo de recursos designados a cada entidad, institución u organización público o privado, así como la adecuada administración de los mismos, es que surge la necesidad de implementar el: “DISEÑO DE FICHAS TÉCNICAS PARA LA DISMINUCIÓN DE IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA GOBERNACIÓN DE COCHABAMBA” para lograr objetivos que impliquen una determinación legal, ante supuestos actos fraudulentos, permitiendo que casos similares se proceda de forma inmediata, basada en las normas, resoluciones internas de una entidad o externas de la misma, los casos existentes en la Gobernación llaman la atención por la falta de celeridad y rigurosa actualización del avance de cada uno de ellos, las normas de la institución estudiada llegan a ser obsoletas para algunos funcionarios, motivo por el que deciden actuar contra la institución, realizando movimientos fraudulentos con los activos fijos que son uno de los más vulnerables en varias de las instituciones públicas y privadas por la falta o poco control y administración entre otras.

El presente trabajo va dirigido a analizar desde el punto de vista de la Auditoría Forense el prevenir la corrupción de las organizaciones no lucrativas y fraudes, observando la situación en la que se encuentra la Gobernación de Cochabamba con respecto al manejo de los activos fijos, si en caso se diera el fraude indagar, explorar, analizar acerca de los supuestos perpetradores logrando encontrar a los verdaderos culpables, y el por qué estos cometieron tal acto, las razones de su cometido, determinando indicios de responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal, con autonomía funcional, financiera, administrativa y organizativa.

El objetivo general es erradicar de forma responsable, sistemática y profesional, las irregularidades en el manejo de activos fijos de los funcionarios en la Gobernación de Cochabamba, u otras relacionadas como el destino de estos activos.

1. Introducción

Las irregularidades de cualquier índole ocasionan desastres en una u otra entidad, organización o institución pública y privada en un Estado, llevando a pérdidas irreparables. La mayoría quienes realizan este fraude son los propios funcionarios o empleados de estas instituciones, dependientes que realizan tal acto, estos que fueron investigados alegando según las notas informativas de los distintos medios de comunicación es que lo hacen por: necesidades familiares, necesidades monetarias, para obtener poder, por venganza a la institución y otras razones, considerando según las organizaciones especializadas, tales como la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificado (ACFE), Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) y el Instituto de Auditores Internos (IIA) sus conceptos de fraude son los que aparecen en el SLIDE. Logrando señalar que en todos los casos se destaca la finalidad de los mismos: el aprovechamiento o beneficio de determinadas personas o instituciones.

El fraude está instalado en la vida cotidiana, en la sociedad, formando parte de la cultura, existiendo factores socioculturales de carácter permanente, que corresponden al ambiente social y otros factores circunstanciales correspondientes al entorno y lugar. Percatándose de tres atributos por los que se desarrolla estos fraudes: oportunidad, racionalización e incentivo, plasmadas en la NIA 240, a los que últimamente se ha añadido un cuarto factor la capacidad de actuación dando origen al diamante del fraude.

No obstante se logra evidenciar que estos fraudes son intencionales, predeterminados, estudiados, que estos logran perpetrar.

Ahora bien, utilizando todo lo mencionado anteriormente para el desarrollo de este trabajo, visualizando que los hechos cometidos en contra de la Gobernación de Cochabamba fueron múltiples, y tomando en cuenta algunos ejemplos para el conocimiento general, incluyendo casos de diferente carácter en relación de esta investigación, utilizadas como comparación de la situación en la que se encuentra la institución estudiada. También observar las normativas, resoluciones, decretos u otros parámetros dentro del marco normativo para su pleno desarrollo ante estos casos, si estas son utilizadas de forma continua y simultánea al momento de tratarse de los activos fijos, su procedencia, su destino, costos reales, su control, revalorizaciones, todo con su respectiva documentación de respaldo siguiendo las normas contables y de auditoría.

2. Planteamiento del problema

2.1. Formulario del problema

¿Existe la suficiente responsabilidad, control, administración y designación de recursos de los activos fijos por parte de los funcionarios en la Gobernación de Cochabamba como para implementar estas Fichas Técnicas?

El manejo constante de las normativas así como de las fichas técnicas paralizaría estas irregularidades que ocasionan perdidas innumerables a la institución, sin lograr recuperar el total de las perdidas.

Un problema es cualquier dificultad que no se puede resolver automáticamente, es decir, con la sola acción de nuestros reflejos instintivos y condicionados, o mediante el recuerdo de lo aprendido anteriormente. (Ramón Ruíz, 2007:34)

3. Objetivos

3.2. Objetivo General

Disminuir de forma responsable, sistemática y profesional, las irregularidades en el manejo de activos fijos de los funcionarios de unidades involucradas relacionadas a la procedencia y destino de estos activos fijos de la Gobernación de Cochabamba, con el diseño de Fichas Técnicas para su posterior implementación.

3.3. Objetivos Específicos

- Examinar el nivel de responsabilidad de los funcionarios involucrados en sus unidades con respecto al manejo de Activos Fijos de la Gobernación de Cochabamba.

- Identificar si existe un adecuado inventario de los activos fijos de forma periódica basado en normas vigentes o resoluciones internas.

- Proponer la elaboración de Fichas Técnicas para el control y manejo de todos los activos fijos pertenecientes a la institución.

4. Justificación

4.1. Justificación Metodológica

El desarrollo de este trabajo se da por los múltiples casos de mal manejo e irregularidades de los activos fijos en la Gobernación de Cochabamba, con base al módulo de Ejecución de la Auditoría Forense, Psicología Forense y Criminología buscando a los responsables de estos fraudes siendo debidamente identificados, utilizando el método descriptivo que permitirá analizar toda la información obtenida.

A su vez se utilizará un enfoque deductivo que parte del problema principal, para luego proponer una solución al mismo.

La implementación de estas fichas técnicas para el control interno permitirá evitar los manejos inadecuados de los activos fijos hasta su destino final.

Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de Administración , la Dirección y el resto del personal de la Entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable.( Informe COSO, 1992:32).

4.2. Justificación Académica

Coadyuvar en la investigación al público en general minimizando en el futuro irregularidades o fraudes en el manejo de los activos fijos en distintas organizaciones públicas o privadas, logrando diseñar herramientas en base al conocimiento adquirido en el transcurso del Diplomado, para posteriormente implementarlas.

4.3. Justificación Práctica

Esta herramienta diseñada procura favorecer a la Gobernación de Cochabamba otorgándole seguridad en la administración de bienes internos y que los activos fijos no sean utilizados de forma irresponsable y arbitraria por los propios funcionarios.

5. Marco Teórico / conceptual

5.1. Definición de Activo

Los activos, son los recursos de propiedad de una institución, susceptibles de valoración monetaria que se espera beneficien las operaciones futuras. Los activos pueden tener forma física definida como los edificios, bienes muebles, muebles y enseres, equipos de comunicación o las mercancías. De otra forma algunos activos no son tangibles, pudiendo ser en forma de títulos o derechos reales. (Finney H., Tomo I)

Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficio económico.

5.2. Clasificación de Activos

Los activos se clasifican en:

5.2.1. Activo Corriente

Hace referencia a las cuentas que conforman los fondos disponibles y aquellos bienes o derechos que se espera convertir en dinero, en el corto plazo.

5.2.2. Activo No Corriente

Constituido por las inversiones permanentes de la entidad y otros efectos no enajenables como bienes de cambio, así como derechos que son convertibles después del periodo normal de un año, el Activo Fijo se encuentra dentro de este grupo.

5.3. Activos Fijos

Activo Fijo o Bienes de Uso a aquellos de naturaleza permanente, con una vida útil superior a un año y un valor relativamente significativo. Comprende los bienes materiales como inmuebles, equipo de oficina y muebles, semovientes, adquiridos; producidos por la entidad, organización o institución, recibidos en donación o transferencia que no se agotan en su primero o pocos usos, ni tampoco cambian de forma, y su incorporación a la entidad se realiza con el propósito de ser empleados en las operaciones propias o desarrollo específico de las actividades de las entidades públicas.

Los activos fijos es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente, adquiridos, desarrollados, construidos por la administración propia o por contrato, necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales.

Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características:

a) Ser físicamente tangibles.

b) Son adquiridos para uso de la entidad o empresa, que los utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones (no están dispuestos para la venta inmediata), duración relativamente permanente.

c) Deben ser utilizados en la producción o comercialización de bienes y servicios para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos.

d) Algunos bienes están sujetos a depreciación, otros a un agotamiento y otros no se deprecian ni se agotan. Se revalorizan mediante el concurso de profesionales expertos en la materia (Peritos independientes)

e) Son costos diferidos porque se insumen periódicamente hasta agotar su vida útil.

f) Valor monetario relativamente significativo. Forman parte del activo no corriente; puesto que son de naturaleza duradera (mayor de un año). Vida útil relativamente larga, los beneficios obtenidos de estos deben extenderse, por lo menos más de un año o un ciclo normal de operaciones, el activo fijo se distingue de otros activos (útiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del año o ciclo operativo de la entidad.

Es necesario aclarar que la clasificación de un bien como activo fijo no es única y depende del tipo de negocio de la empresa, si bien podría ser considerado como activo fijo o inventario. Ejemplo, un vehículo es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos de herramientas usados para entrega a domicilio, pero este puede ser considerado como inventario para otra empresa que distribuya las movilidades, es decir para su venta y ya no uso.

5.4. Clasificación de Activos Fijos

5.4.1. Activo Fijo en Operación

Hace referencia a todos los activos fijos adquiridos o construidos, aplicados exclusivamente al uso en las operaciones en la empresa, ejemplo maquinaria.

5.4.2. Edificios

Son los edificios y a su vez las instalaciones destinados al uso de la entidad. Así mismo comprende las instalaciones unidas permanentemente y que forman parte del mismo, las cuales no pueden instalarse ni moverse sin romper paredes, pisos o techos del mismo.

5.4.3. Maquinaria y Equipo de Producción

Se encuentran dentro los mecanismos y dispositivos necesarios para las tareas de producción de bienes de los entes públicos.

5.4.4. Equipo de Oficina y Muebles

Es todo el equipamiento y el moblaje necesario, que facilitan a las instituciones o actividades propias de las entidades públicas en la prestación de servicios, o producción de bienes.

5.4.5. Equipo de Transporte Tracción y Elevación

Incluye los mecanismos; vehículos, tractores, moto-niveladoras, asimismo ascensores escaleras mecánicas, etc. Para las tareas de prestación de servicios y producción de bienes de los entes públicos o privados.

5.4.6. Equipo Médico y de Laboratorio

Comprende los mecanismos, equipamiento, implementos y dispositivos necesarios para las tareas de prestación de servicios de salud de los entes públicos o privados.

5.4.7. Equipo de Comunicaciones

Son los mecanismos, equipamiento y dispositivos necesarios para las tareas de prestación de servicios de las entidades, instituciones u organizaciones.

5.4.8. Equipo Educacional y Recreativo

Refiere a los mecanismos, equipamiento, mobiliario, implementos y dispositivos necesarios para las tareas de enseñanza y recreación de las instituciones u organizaciones.

5.4.9. Terrenos

Son los predios adquiridos o incorporados por las entidades para permitir el funcionamiento de las mismas. El costo del terreno sobre el cual se encuentran las edificaciones institucionales o de dominio privado se deben registrar en esta cuenta.

5.4.10. Activo Intangible

Son los activos inmateriales, no cuantificables físicamente, su valor reside en los derechos y beneficios que su posesión confiere a la entidad tenedora, como ser derechos de uso de la propiedad intelectual, comercial, industrial y otros de característica similar. El valor contable neto se obtiene deduciendo al valor bruto de las cuentas del activo intangible, el monto de la amortización acumulada.

5.4.11. Bienes Fungibles

También mencionare a bienes fungibles, son los que se consumen con el uso inmediato, pierden su valor o cambian de forma, no pueden ser utilizados mayormente. Son del grupo en que los bienes tienen una vida útil estimada siendo inferior al periodo (un año) y valor no es significativo. Son considerados desechables y reemplazables, no son bienes de relevante importancia, sin ser sujeto de revalorizar y contabilizar.

5.4.12. Semovientes y otros Animales

Gastos destinados a la adquisición de ganado de diferentes especies y todo tipo de animales adquiridos con fines ornamentales, de reproducción o de trabajo.

5.4.13. Activos Museológicos y Culturales

Gastos destinados a la adquisición y/o restauración de activos museológicos y culturales, que no son depreciables.

5.4.14. Otros Activos

Gastos destinados a la adquisición de otros activos fijos no descritos anteriormente. Incluye objetos valiosos y bibliotecas, no depreciables. (Clasificador por Objeto del Gasto, 2014:110)

5.5. Marco Legal y técnico de Activos Fijos

- Ley 1178 de 20/07/1990 de Administración y Control Gubernamentales .

- DS. 0181 de 28/06/2009, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

- Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

- Reglamento Específico del SCI.

- Plan de Cuentas de Contabilidad Gubernamental Integrada para el Sector Público .

- Resoluciones Ministeriales anuales, que aprueban las Directrices de Formulación Presupuestaria y Clasificadores Presupuestarios (grupo 4000 activos reales)

- Resoluciones Ministeriales anuales, emitidas por la Dirección General de Contabilidad Fiscal, los que aprueban los Instructivos de cierre presupuestario, contable y de tesorería.

- Reglamentos internos de cada entidad, que regulen el manejo adecuado de los activos fijos.

Si se diera situaciones no previstas ni establecidas en ninguna de las anteriores normas se tomará en cuenta a la Dirección General de Normas de Gestión Pública Plurinacional o las Normas de Contabilidad emitidas y reconocidas por el consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad (CTNAC) dependiente del Colegio de Auditores de Bolivia.

5.6. Administración de los Activos Fijos

El objetivo de la administración establece lineamientos y controles administrativos que puedan optimizar la disponibilidad, el uso, conservación, el control físico-valorado del activo fijo y disminuir los costos de sus operaciones de los bienes de uso en las entidades públicas, en base a las disposiciones legales, técnicas y contables, generando información confiable para la toma de decisiones respecto a futuras adquisiciones, mantenimientos, reparaciones, disposición o baja, logrando un manejo eficiente de los mismos.

5.7. Prohibiciones a los Servidores Públicos con respecto a los Activos Fijos

Se prohíben las siguientes condiciones:

- Uso para beneficio particular o privado.

- Prestar o transferir el bien a otro empleado público.

- Enajenar el bien por cuenta propia.

- Dañar o alterar sus características físicas o técnicas.

- Poner en riesgo el bien.

- Ingresar bienes particulares sin autorización del Responsable de Activos Fijos.

- Sacar bienes de la entidad sin autorización del Responsable de Activos Fijos.

5.8. Sistema de Administración de Bienes y Servicios

Instrumento que ayuda con un conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo que regula en forma interrelacionada con los otros sistemas de administración y control de la Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales, la contratación, manejo y disposición de bienes y servicios de las entidades públicas, la cual está compuesta por tres subsistemas:

5.8.1. Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios

Son el conjunto de funciones, actividades y procedimientos administrativos para adquirir bienes o contratar servicios.

5.8.2. Subsistema de Manejo de Bienes

Comprende las funciones, actividades y procedimientos referidos a la administración o manejo de bienes.

5.8.3. Subsistema de Disposición de Bienes

Es el conjunto de funciones, actividades y procedimientos relacionados con la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad, cuan do estos no son utilizados.

5.9. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia, y deben clasificarse en:

a) Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos.

b) Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.

c) La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros.

d) Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados.

Todo reflejo de información financiera de los Estados Financieros debe estar bajo las PCGA para la toma de decisiones a la Gerencia o Máxima Autoridad Ejecutiva.

5.9.1. Norma Contable 4 – Revalorización Técnica de Activos Fijos

La Norma hace referencia al procedimiento para la realización del revalúo técnico de activos fijos (propiedad, planta y equipo), considerando la necesidad de que el mismo sea realizado por un perito o profesional independiente, además de ser aprobado por el directorio u órgano ejecutivo responsable y la Junta de Accionistas o Asamblea de Socios, según corresponda, para su incorporación en los Estados Financieros.

Desde el punto de vista contable, establece que el incremento por revalorización debe acreditarse a la cuenta patrimonial “Reserva por Revalúos Técnicos” y en caso de un decremento, este debe imputarse a la cuenta de resultados “Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes”, además de revelar mediante notas a los Estados Financieros el procedimiento aplicado para la medición de activos fijos. Así mismo, menciona que el importe de la cuenta patrimonial “Reserva por Revalúos Técnicos” puede ser capitalizado o utilizado para absorber pérdidas.

El informe del profesional independiente, por lo tanto, debe contener los valores revalorizados de los activos, además de sus nuevas vidas útiles, las mismas que serán utilizadas para el cálculo de la depreciación futura, considerando también las bases técnicas utilizadas para realización del procedimiento.

Los aspectos relacionados con la revalorización técnica de activos fijos se encuentran descritos en la NIC 16 Propiedad, Planta y Equipo, exigiendo el mismo procedimiento técnico para su realización. Sin embargo, desde el punto de vista contable, cabe señalar que el tratamiento antes descrito, es concordante con lo señalado en la NIC 16, pero únicamente para el primer revalúo de los bienes de uso. La aplicación del método de la revaluación para medir revalorizaciones periódicamente, por lo que en los procedimientos de revalorización posteriores se debe considerar que ocurrió en la revalorización anterior, antes de proceder a registrar los nuevos valores revalorizados, con el propósito de mitigar estos impactos y reflejar el superávit o pérdida en términos netos.

En el caso de la cuenta patrimonial emergente de este procedimiento, denominada “Superávit por revaluación”, esta no es objeto de capitalización y y su saldo debe mantenerse y regularizarse periódicamente dependiendo de las regularizaciones que se realicen en los bienes de uso que fueron objeto de revaluación; por lo tanto, se realiza la gestión de ésta cuenta conjuntamente la de los elementos de propiedad, planta y equipo que fueron revalorizados. (Carlos Ernesto Gonzales Alanes, 2014:13)

5.10. Marco Normativo de la Gobernación de Cochabamba

Para las siguientes disposiciones legales se tomarán en cuenta:

- Constitución Política del Estado.

- Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamental.

- Ley Nº 004 de Lucha Contra la Corrupción “Marcelo Quiroga Santa Cruz”.

- Decreto Supremo Nº 0181, de 28 de junio de 2009, que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).

- D.S. N° 23318-A de 3 de noviembre de 1992 de Responsabilidad por la Función Pública. 9

- Decreto Supremo Nº 26237, de 29 de junio de 2001, Modificación del Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública (D.S. Nº 23318-A).

- D.S. N° 21364, de 13 de agosto de 1997 – Reglamento de la Ley Financial

- D.S. N° 21781, de 03 de diciembre de 1997 – Ampliación de vigencia del D.S. N° 21364.

- D.S. N° 20928, de 18 de julio de 1985.

- Reglamento Interno de la servidora y servidor Público vigente.

- Código de Ética vigente.

Estas disposiciones establecidas son de uso y aplicación obligatoria por todas las servidoras (es) públicos del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo del Departamento.

5.11. Manual para la Administración de Activos Fijos

El objetivo del manual es generar un proceso de información documentada de los bienes de coordinación, vigilancia que permita realizar una gestión actualizada, confiable, que facilite al Registro Contable y fortalezca el Control Interno y de gestión dentro de la administración del activo fijo de la Gobernación del Departamento. (Manual para la Administración de Activos Fijos, 2015:87)

5.12. Normas de Auditoría

Las normas de Auditoria es un conjunto de principios definidas por leyes gubernamentales o por un organismo con autoridad a nivel del país y cuya aplicación es obligada en la conducción de una auditoría o servicio relacionado, como las NAG, NIAs, NAGAS.

5.13. Auditoría Interna

La labor de la Auditoria Interna es un servicio que se da en varias instituciones, entidades u organizaciones entre otras, en este caso a la Gobernación Cochabambina, siendo independiente de la actividad establecida dentro de la misma. Llegando a ser el control interno posterior que funciona por medio del examen y valoración de lo adecuado y efectivo de los controles. El examen de Auditoria Interna comprende una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da seguridad al Máximo Ejecutivo respecto a las actividades de su propia organización; a partir de la observación en el trabajo respecto a:

a) Los controles establecidos por la Gobernación de Cochabamba, son mantenidos adecuada y efectivamente en todas y cada una de sus Unidades Administrativas.

b) Si los registros e informes reflejan las operaciones actuales a los resultados de manera adecuada y rápida en la Administración, Programas y Proyectos.

5.14. Concepto de Fraude

La palabra fraude procede del vocablo latino FRAUDEM, que significa hacer algo de mala fé. También incluye el fraude, la falsificación intencional de un hecho con objeto de que la persona engañada actué de una manera determinada. El fraude es una acción generadora de beneficios materiales y su control se ubica en la acción organizacional o el tratamiento judicial. En el Código Penal Boliviano este tipo de delitos se encuentran enmarcados en el Capítulo IV y V, Estafas y Otras Defraudaciones – Apropiación Indebida.

Es así que por los distintos fraudes se toma en consideración los siguientes activos fijos:

5.14.1. Sobrevaluación de Activos fijos

Un defraudador incrementa las cuentas de activo para fortalecer el Estado de Resultados y aunque la valuación de activos generalmente no incrementa el valor corriente de mercado, puede afectar mediante las estimaciones que son usados para determinar los valores residuales y la vida útil de un bien depreciable, dando así la oportunidad para perpetrar por la manipulación de una valuación inapropiada de activos fijos.

5.14.2. Ingresos o salidas ficticias

Son causados luego del registro de ventas de bienes o servicios que no llegaron a ocurrir; donde a menudo las ventas ficticias, se ajustan al final del periodo contable, dando reversa a la venta generada, mediante cancelación de la venta o ajuste, tratando de ocultar el fraude. Tomando en cuenta la falsificación de ingresos en un periodo deben de reflejar la caída irrelevante de ingresos en el ingreso acumulado del siguiente período, realizando una y otra vez el mismo acto perpetrador afectando a las cuentas por cobrar pudiendo ser disuelta por reserva de Cuentas Incobrables.

5.15. Factores que intervienen

Como ya se mencionó, en las Organizaciones Especializadas consideran factores por las cuales se desarrollan los fraudes, siendo los siguientes los más usuales:

5.15.1. Factores culturales

Esta cultura está llena de relatos en los que los fraudes son frecuentes y generalmente aceptados. Ejemplos como la Biblia, donde la serpiente engaña a Eva y Caín a Abel, así como la novela picaresca con el lazarillo, el buscón, los cuentos con Caperucita, Pulgarcito, o míticos ladrones como Robín Hood o bandoleros como Curro Jiménez, o incluso películas como la española “Los Tramposos”, entre otros. Existe por tanto una cierta permisividad popular hacia el fraude, de forma que mientras se reprueba el robo por medios violentos, se aprueba y a veces se festeja el fraude basado en la astucia, el engaño, el ingenio, sobre todo frente a un enemigo más poderoso como la administración pública, las entidades financieras y las empresas.

5.15.2. Factores sociales

El culto al dinero, la desestimación de valores como la honradez, la fidelidad, la cultura del pelotazo, la institucionalización de las comisiones, los recientes escándalos financieros, la consigna moral de “tanto tienes tanto vales”.

5.15.3. Factores económicos

Volúmenes de fraude van unidos a los volúmenes de dinero, por ello el fraude está donde se concentra y fluye el dinero, es decir en las empresas.

5.15.4. Factores circunstanciales

Son los relativos a la persona, a sus conocimientos, su carácter y formación, al entorno y su ambiente, al momento y su oportunidad. En este caso hace reterencia al entorno empresarial, al momento y oportunidad del fraude en la empresa.

De los factores culturales así como a los circunstanciales a los que también hice referencia, se reconocerá que estos elementos se verán potenciados si las circunstancias que concurran en los entornos en los que se desenvuelvan las amenazas de los fraudes se viesen potenciadas o favorecidas, como por ejemplo las condiciones de trabajo en las que se desarrolle la actividad, tales como:

a) Externalización de actividades. Alejamiento de los procesos, actividades desarrolladas en culturas empresariales diferentes.

b) Inseguridad laboral. Disminución de la fidelidad con la organización.

c) Deterioro de la calidad de los servicios. Pérdida de autoestima y reputación empresarial.

d) Elevación de la morosidad. Peligro de continuidad de la empresa.

e) Nuevos servicios. Desconocimiento en detalle de los procesos empleados, debilidad de los controles.

f) Desorden administrativo. Carencia de custodia de documentos.

g) Eliminación de rutinas y controles básicos: Perdidas de eficacia en los controles.

h) Implantación de nuevos procesos sin adecuado contraste. Improvisación y carencias de controles verificados.

Se puede observar que en todos los casos se podría producir un incremento de los factores del riesgo de fraude, consecuencia de: Deterioro de la cultura de control, Falta de compromiso de la Alta Dirección, Controles básicos deficientes, Permisividad a las prácticas corruptas.

Es comúnmente aceptado que para que se pueda producir un fraude interno en una empresa deben de cumplirse tres circunstancias, requisitos o condiciones previas, las cuales forman lo que se denomina triángulo del fraude. Estas condiciones son:

- Saber: el defraudador conoce los procedimientos administrativos, por lo general los utiliza frecuentemente en su trabajo y sabe de sus debilidades, de sus descontroles y disfunciones, conoce también las consecuencias y ganancias que le puede reportar su acción, e intuye aquellos resquicios por los que puede actuar sin dejar huella. Existe la OPORTUNIDAD.

- Poder: el defraudador sabe de los controles que se realizan a posteriori, las pistas que no se siguen, las verificaciones que no se realizan, los vacíos de control, la falta de conciliaciones de resultados, poca integridad de algún tipo de información en donde la inconsistencia pasa desapercibida. Conoce que es difícil que detecten ciertas actuaciones y mucho más difícil que se descubra al autor. Lo RACIONALIZA y tiene capacidad para actuar

- Querer: tiene voluntad de hacerlo. Las circunstancias sociales, las personales, el medio cultural, los malos ejemplos, el deficiente ambiente de trabajo, su escasa formación moral, su lamentable sentido de la responsabilidad, de la ética, del pudor, de la fidelidad, y su mala conciencia se lo permiten y lo justifican. Se beneficiará de ello INCENTIVADO.

Gráfico 1. Triángulo de Fraude

Fuente: Guía de gestión del riesgo de fraude y la auditoría, 2017

5.16. Auditoria de Activos Fijos

Esta auditoria consiste en demostrar que los activos listados en el Balance General son realmente existentes, que la institución es propietario de dichos activos y que la evaluación son los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

5.17. Gobernación de Cochabamba

“El Gobernador del Departamento de Cochabamba en el ejercicio de sus atribuciones y competencias, electo por voto universal y directo, armonizará las políticas del Departamento con las políticas nacionales y optimizará los mecanismos operativos de la Gobernación, con la finalidad de mejorar la eficacia y eficiencia de la provisión de bienes y servicios a la sociedad. Ejercer las atribuciones y funciones que asigna la Constitución Política del Estado, la Ley de Marco de Autonomías y las disposiciones del ordenamiento jurídico vigentes que le sean aplicables, según su página virtual.

Las especulaciones, según Platón y Aristóteles, no son estremecimientos caprichosos que estimulan la risa o el asombro, sino que son serios ejercicios de la inteligencia y de los sentimientos respecto del destino del hombre en el Gobierno: previenen, estimulan, informan. Muestran como las mentes y las personas, e un determinado momento, hacen frente a los problemas que se les presentan según el lugar que estos ocupan (Hermann Finer, 1964: 8)

5.17.1. Visión

La visión es la declaración del GADC sobre lo que aspira a ser y sobre las expectativas para el futuro; significa el reto de la institución para cumplir su misión.

La Visión del órgano ejecutivo Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba al 2017 es la siguiente: Al 2017, el Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba, es líder en la gestión pública departamental, con una estructura organizativa adecuada, personal cualificado y compromiso social; con transparencia e igualdad de oportunidades orientada a la vida digna.

5.17.2. Misión

Conceptual y legalmente, la misión es la razón de ser del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba, expresada en objetivos permanentes, la misma que se establece en concordancia con el instrumento jurídico de creación de la entidad, así como con la Constitución Política del Estado y otras disposiciones legales sobre la organización del Sector Público.

La Misión del órgano ejecutivo del GADC, se expresa en los siguientes términos: El Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba es una institución de servicio público que planifica, promueve e implementa el desarrollo integral departamental, articulado al desarrollo nacional, en coordinación con actores sociales e institucionales.

5.17.3. Organigrama

a) Directora (or) de Administración - Responsable principal ente la MAE

Por el manejo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control a través de las instancias operativas especializadas en la materia como ser: Área de Almacenes, Área de Activos Fijos, Área de Transportes y Área de Logística,

b) Responsable del Área de Activos Fijos

Es responsable por el registro y custodia de la documentación original de derecho propietario de los bienes inmuebles y vehículos, así como del seguimiento y ubicación física y entrega de los bienes muebles inmuebles y vehículos.

De la aplicación operativa del proceso de manejo de bienes muebles e inmuebles, como también de la información que emita y/o remita con fines de registro, toma de decisión y otros requeridos por instancias superiores de la Institución y el Órgano Rector y a otras instituciones cumpliendo la normativa vigente.

5.17.4. Concepto

La administración de Activos Fijos Muebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, asignación, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de bienes de uso del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo del Departamento.

5.17.5. Objetivo

Tiene por objetivo lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles de propiedad o bajo custodia del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo del Departamento.

5.17.6. Alcance

Las disposiciones de este capítulo, se aplicarán a todos los activos fijos muebles de propiedad o bajo custodia del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo del Departamento.

Los Servicios Departamentales Desconcentrados dependientes de la Institución, que por su particularidad y especificidad requieran de un Manual de Procedimientos, deberán elaborar su propio Manual en el marco de la normativa y disposiciones vigentes o adecuar el presente Manual; entre tanto será aplicable el presente Manual en todo lo que sea compatible a sus propias características, forma de funcionamiento y a su normativa sectorial respectiva.

En caso de inexistencia, entre tanto será aplicable el presente Manual en todo lo que sea compatible a sus propias características, forma de funcionamiento y a su normativa sectorial respectiva del Servicio Departamental.

5.17.7. Organización para la Administración de Activos Fijos Muebles

El Área de Activos Fijos del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo del Departamento, depende de la Dirección de Administración y éste a su vez de la Secretaría Departamental de Finanzas y Administración.

El Área de Activos Fijos tiene como funciones:

- Administración de activos fijos muebles y equipos de oficina

- Administración de vehículos

- Administración bienes inmuebles

Como tal el Manual de Procedimientos para la Administración de Almacenes, Bienes Muebles, Inmuebles y Vehículos menciona el manejo de los activos fijos pero se observó según las múltiples noticias por lo tanto presumo que su Manual así como otras normas no están siendo utilizadas de forma correcta.

5.18. Sanciones por incumplimiento de la aplicación del Manual de Procedimientos

La secretaria Departamental de Finanzas y Administración, verificará el grado de cumplimiento del presente Manual de Procedimientos y la Dirección de Auditoría Interna, estará encargada de realizar el control posterior respectivo.

El incumplimiento de las normativas emitidos, generará responsabilidad de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamental Art. 1-inciso c) que establece: “Lograr que toda servidora (or) público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos, rindiendo cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la forma y resultado de su aplicación. (Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamental Art. 1)

5.19. Auditoría Forense

Según un estudio de Auditoria Forense menciona que los auditores especializados en Forense llega a cubrir por los menos, aparte de Contador Público áreas como legal, auditoria, investigativa, administración de riesgos, relacionadas al tema de fraude, controles, sistemas de prevención, irregularidades, características psicosociales de los ladrones y desfalcadores, tipos de robo, desfalco, entre otros.

Por lo tanto la Auditoria Forense especializada en descubrir, evaluar, divulgar y certificar sobre la evidencia de fraudes ocurridos en el desarrollo de las funciones privadas y públicas, conforme a las normas y leyes determinadas por el Estado y sus dependencias oficiales. Para el Caso de empresas privadas se debe seguir lo estipulado por las normas y reglamentos internos (Carlos Reynaldo Coronel T., 2012:7).

5.19.1. Normas para coadyuvar a la Auditoría Forense.

Son las siguientes:

SAS N° 82 - Consideraciones sobre el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros.

Esta norma entra en vigencia a partir de 1997 y clarifica la responsabilidad del auditor por detectar y reportar explícitamente el fraude y efectuar una valoración del mismo. Al evaluar el fraude administrativo se debe considerar 25 factores de riesgo que se agrupan en tres categorías:

1.Características de la administración e influencia sobre el ambiente de control (seis factores);

2.Condiciones de la industria (cuatro factores); y

3.Características de operación y de estabilidad financiera (quince factores).

El SAS N° 82 señala que el fraude implica: (a) una presión o incentivo para cometerlo; y (b) una oportunidad percibida de hacerlo. Generalmente, están presentes estas dos condiciones.

SAS N° 99 - Consideración del fraude en una intervención del estado financiero

Esta declaración reemplaza al SAS N° 82 «Consideraciones sobre el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros » y enmienda a los SAS N°1 «Codificación de normas y procedimientos de auditoría» y N° 85 «Representaciones de la Gerencia» y entró en vigencia en el año 2002. Aunque esta declaración tiene el mismo nombre que la anterior, es de más amplitud pues proporciona a los auditores una dirección extendida para detectar el fraude material y da lugar a un cambio substancial en el trabajo del auditor.

Este SAS realza la importancia de ejercitar el escepticismo profesional durante el trabajo de auditoría. Asimismo, requiere que un equipo de auditoría:

1. Discuta en conjunto cómo y dónde los estados financieros de la organización pueden ser susceptibles a una declaración errónea material debido al fraude.

2. Recopile la información necesaria para identificar los riesgos de una declaración errónea material debido al fraude.

3. Utilice la información recopilada para identificar los riesgos que pueden dar lugar a una declaración errónea material debido al fraude.

4. Evalúe los programas y los controles de la organización que tratan los riesgos identificados.

5. Responder a los resultados del gravamen.

Esta declaración describe los requisitos relacionados con la documentación del trabajo realizado y proporciona la dirección con respecto a las comunicaciones del auditor sobre el fraude a la gerencia, al comité de auditoría y a terceros.

La SAS 99 requiere que cuando el auditor sospecha de que puede haber un fraude, obtenga evidencia adicional para determinar si ha ocurrido un fraude material. Los auditores con frecuencia utilizan la consulta, como se analizó anteriormente, como parte del proceso de recopilación de información.

También requiere que el auditor considere las implicaciones de otros aspectos de la auditoria. Por ejemplo, un fraude que involucra la malversación de efectivo de un fondo de caja chica pequeño, normalmente es de poca importancia para el auditor, a menos que el hecho involucre a la administración de alto nivel. En la última situación, el fraude de caja chica puede indicar un problema más profundo que involucra la integridad de la administración. Esto puede indicar al auditor que debe volver a valorar la evaluación de riesgo de fraude y el impacto en la naturaleza, tiempo propicio y grado de la evidencia de la auditoria.

Cuando el auditor determina que el fraude puede estar presente, la SAS 99 requiere que el auditor analice el asunto y el método de auditoría para una investigación posterior en el nivel adecuado de la administración, incluso si el hecho se pudiera considerar como sin consecuencias. El nivel adecuado de la administración debe al menos ser de un nivel por encima de aquellos que están implicados, al igual que el nivel más alto de la administración y el comité de auditoría. Si el auditor cree que los niveles más altos de la administración pueden estar involucrados en el fraude, el auditor debe analizar el asunto directamente con el comité de auditoría

Ley Sarbanes-Oxley

En el año 2002, en Estados Unidos se promulga la Ley Sarbanes-Oxley, donde se incluyen cambios en el alcance de las reglamentaciones sobre los valores que podrían representar desde la sanción de la Securities Exchange Act de 1934. Esta Ley dispone la creación del Public Compnay Accounting Oversigth Board (PCAOB) para supervisar las auditorías de empresas que cotizan en bolsa y que están sujetas a las leyes sobre valores de la Securities and Exchange Comisión (SEC).

Se establece un nuevo conjunto de normas de independencia del auditor, nuevos requisitos de exposición aplicables a las empresas que cotizan y a sus miembros, y severas sanciones civiles y penales para los responsables de violaciones en materia de contabilidad o de informes. También se imponen nuevas restricciones a los préstamos y transacciones con acciones que involucran a miembros de la empresa.

Para las empresas que cotizan valores de los Estados Unidos de Norteamérica, los efectos más destacados de la Ley se refieren a la conducción societaria; la ley obligará a muchas empresas a adoptar cambios significativos en sus controles internos y en los roles desempeñados por su comité de auditoría y la gerencia superior en el proceso de preparación y presentación de informes financieros.

En este sentido, la ley otorga mayores facultades a los Comités de Auditoría que deben estar conformados en su totalidad por directores independientes, donde al menos uno de los cuales debe ser un experto financiero. Este Comité es responsable de supervisar todos los trabajos de los auditores externos, incluyendo la pre-aprobación de servicios no relacionados con la auditoría y a la cual los auditores deben reportar todas las políticas contables críticas, tratamientos contables alternativos que se hubieran discutido para una transacción específica, así como toda comunicación escrita significativa que se haya tenido con la Gerencia.

La ley también impone nuevas responsabilidades a los Directores Ejecutivos y Financieros y los expone a una responsabilidad potencial mucho mayor por la información presentada en los estados financieros de sus empresas ya que, entre otros, éstos requieren mantener y evaluar la efectividad de los procedimientos y controles para la exposición de información financiera, debiendo emitir regularmente un certificado al respecto. La ley también impone severas penas por preparar información financiera significativamente distorsionada o por influir o proporcionar información falsa a los auditores.

5.20. Association of Certified Fraud Examiners – ACFE

Para la Association of Certified Fraud Examiners, al referirse a fraudes corporativos, se incluye a cualquiera de estas tres formas:

5.20.1. Malversación o apropiación indebida de activos

Es cuando el empleado es quien roba o hace mal uso de los recursos de la organización (apropiación de dinero, facturaciones fraudulentas o reporte de gastos inflados).

5.20.2. Corrupción

Se da cuando el empleado ejerce indebidamente su influencia en una transacción comercial, de modo que viola su deber para con el empleador a fin de obtener un beneficio directo o indirecto.

5.20.3. Fraude en los estados financieros

Se produce cuando el empleado registra intencionadamente un error u omisión en la información relevante de los estados financieros.

Estas tres categorías se pueden desglosar en estos diferentes tipos observando múltiples formas que llegarían a presentarse los fraudes, como se observa en el siguiente cuadro:

Gráfico 2. Esquema de categorías de Fraude

Fuente: Guía para las banderas, 2017

Para conocimiento general se exponen algunos ejemplos relacionados a casos de irregularidades de activos fijos de la Gobernación de Cochabamba y sus funcionarios:

Ejemplo 1: “Por arte de magia”, desaparecen activos del Poder Judicial en Cochabamba

Radio noticias: “Un sin número de bienes, revólveres, computadoras y otros se han perdido”, denuncian.

“En primera instancia se me pasa un documento de todos los activos de la gente que ha manejado todos los bienes del Poder Judicial”.

Desaparece como por arte de magia revólveres, computadoras, entre otros activos del Poder Judicial del Distrito de Cochabamba. El Dr. Fernando Ribera, responsable del Consejo de la Magistratura, constató lo mencionado ya que se realizó una inspección sorpresa en los almacenes. (Corte Superior de Justicia de Cochabamba, Archivo Los Tiempos)

“Verificada la situación hemos constatado de que durante varios años no se ha hecho un trabajo específico de verificar o no los bienes de este Poder Judicial. Bajo esa constancia, previo estudio analítico de expertos auditores en la materia hemos podido constatar de que ha se ha perdido un sin número de bienes del Poder Judicial, incluso hay revólveres que son 4, hay computadoras, mesas, sillas, lámparas, una serie de bienes que están detalladas un poco exorbitante”.

Este acto irregular no quedar impune, se dará con los autores del delito a decir de Ribera.

“Ya hay ratificación de que varios bienes no están ya en dependencias que eran parte del Poder Judicial. Como nuevo representante en función a la Ley Marcelo Quiroga Santa Cruz no estoy dispuesto a encubrir a nadie, no he venido a solaparme con nadie y lo que yo voy hacer los alcances de esa ley que se aplique a quien ha cometido aquellas irregularidades”. (Emitida por Radio Fides)

Ejemplo 2: Hallan un sinfín de irregularidades en Mochilas III y direccionamiento

Después que la Contraloría General del Estado destapó el caso Mochilas III, se conoció el informe que respalda la denuncia y revela un sinfín de irregularidades en la adquisición de los materiales para 2016, que complican aún más la situación del alcalde José María Leyes, de 13 funcionarios y de la empresa Velpa.

Fuente: Archivo Los Tiempos/http://www.lostiempos.com, 2018

La denuncia de la Contraloría, que además fue enviada al alcalde suplente Iván Tellería, detectó anomalías de principio a fin en el proceso de adquisición y destaca 10 graves.

La denuncia de la Contraloría da cuenta de que el informe no estaba inscrito en el POA, porque José María Leyes asumió la gestión a mediados de 2015, cuando el plan ya estaba diseñado y aprobado. A pesar de ello se lo inscribió en el cuarto reformulado, pero sin cálculos de respaldo.

El 13 de octubre de 2015, la Unidad Solicitante pidió a la Responsable del Proceso de Contratación (RPC) el inicio del proceso. Se aprobó y subió al Sistema de Contrataciones Estatales (Sicoes). Se generó la segunda irregularidad, pues esto se realizó sin presupuesto aprobado, toda vez que el Concejo admitió el cuarto reformulado el 17 de diciembre.

Luego, se fijó un precio referencial sin justificación técnica, pues se adjuntaron dos cotizaciones de librerías pero sin establecer el costo del transporte, tributos, entre otros, señala el informe. Los funcionarios de educación que hicieron el cálculo y la RPC tienen responsabilidad en esta irregularidad.

Tampoco tiene respaldo el plazo de entrega. “Es de 30 días calendario, con una producción de 3.000 mochilas por día, aspecto que no contaría con sustento técnico o de mercado, limitando en ello la participación en igualdad de condiciones”, indica el documento y considera esto como direccionamiento.

La RPC designó a la comisión de calificación. Se hizo la reunión de aclaración con tres empresas, sin que haya estado la que se adjudicó el plan.La Secretaría de Desarrollo Humano y funcionarios realizaron cuatro enmiendas sin sustento, pues no responden a las dudas de la reunión de aclaración con las empresas

Gráfico 5. Ex-secretario Andres Cuevas

Fuente: Archivo Los Tiempos/http://www.lostiempos.com, 2018

Como siguiente paso, la RPC indicó al comité calificador que se recomendaba la anulación del proceso, porque en el DBC figuraba otro nombre como RPC y porque había dos direcciones para la presentación de formularios. Este hecho se ejecuta. Entonces, quedan sin efecto las propuestas de dos empresas.

Pero, la comisión de calificación hizo una evaluación preliminar. Observó que la Asociación Velpa–Vásquez no tenía documento de constitución, existe inconsistencias en la información y la propuesta económica era la más alta. La otra firma no tuvo observaciones.

Luego, se volvió a llevar a cabo el proceso y se volvió a presentar Velpa sin asociarse y cumpliendo con varios aspectos, pero los informes no son coincidentes.

Finalmente, se adjudicó y surgieron irregularidades como la ampliación de plazos sin justificación para la presentación de papeles.

Además, se hizo la entrega pública de mochilas, en marzo, cuando el ingreso en almacenes fue el 11 de abril. Además, el pago se tramitó con excesiva celeridad, en un solo día la Alcaldía emitió el cheque por más de 8 millones de bolivianos.

Más ejemplos de irregularidades en activos o similares.

Gráfico 6. Indagan 8 casos de irregularidades en Cochabamba

Fuente: Archivo Los Tiempos/http://www.lostiempos.com, 2018

Ocho nuevos casos de presuntas irregularidades en contrataciones, dos por la empresa descentralizada Semapa y seis de consultorías solicitadas por la Secretaría de Finanzas de la Alcaldía, serán investigadas por la Unidad de Transparencia y de Auditoría Interna de estas instituciones.

El concejal Carlos Coca (Demócrata) denunció el viernes probables irregularidades en la contratación por el “Servicio de lecturas y actualización del catastro comercial gestión 2018” a cargo de la empresa Microlec, ya que su representante legal, Ricardo Orellana, fue a la vez designado como peón dos en Semapa. “Asimismo se conoce que la Fundación Aguatuya y la empresa Microlec es del mismo representante legal, Gustavo Heredia, es decir que el diseño, ejecución y provisión de material está atribuida a una misma persona”, dijo Coca y destacó que este punto vulneró lo estipulado en la Ley de Administración y Control Gubernamentales (Safco)

Al respecto, el gerente de Semapa, GamalSerhan, quien estaba de vacaciones, se presentó ante la prensa ayer para desmentir las denuncias de irregularidades. También descartó que fuera alejado del cargo. Su continuidad será evaluada por la Alcaldesa. “Todos los proyectos que hemos ejecutado como Semapa han estado enmarcados en la normativa y se han hecho de manera transparente, yo puedo dar fe de eso y si es necesario voy a estar ante cualquier instancia para ser investigado”, apuntó Serhan. Acotó que sólo un proyecto de una planta de tratamiento de agua para el Distrito 9 fue diseñado por la Fundación Aguatuya y que ésta no fue ejecutada por causas sociales.

Por su parte, el miembro del directorio de la Fundación Aguatuya y representante legal de la empresa Plastiforte, Gustavo Heredia, dijo: “Aguatuya es sin fines de lucro y sólo diseñó un proyecto, mientras que Plastiforte ganó dos licitaciones de seis a las que se presentó entre 2016 a 2017 y se cumplió con todo lo establecido”.

Ante las denuncias, el directorio de Semapa solicitó a la Unidad de Transparencia y Auditoría Interna, la documentación de los casos y establecer responsabilidades.

“En tanto, el concejal Jiménez, quien denunció otros casos de irregularidades por la contratación de seis consultorías a cargo de Álvaro Pabón, recalcó que se vulneraron diversos procedimientos y que no existe una relación costo-beneficio de éstos. Estos elementos deben ser investigados por la Unidad de Transparencia municipal”(Los Tiempos/ periódico)

Para estos casos se nota una clara vulneración al Reglamento Específico de Administración de Bienes y Servicios del Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba el mismo establece que este tipo de contrataciones o adquisiciones de bienes deben ser visadas por la unidad jurídica.

La norma establece que se deberá establecer una relación costo-beneficio y la unidad solicitante debe decir qué va a resultar de éstas, pero lo extraño es que, por ejemplo, hay consultorías con un tiempo de ejecución de cinco días por un monto de 49.800 bolivianos, otra de 15 días por el mismo precio, sin variar un boliviano, cuando las unidades requirentes son diferentes.

De tal manera se observa que muchas de las normas, reglamentos, tanto del aspecto de Gobernación así como contable y auditable, no siguen los procedimientos, el monitoreo, según plasmado en las normativas vigentes y actualizadas, hay una excesiva falta de compromiso y atención a este tipo de temas que solo quedan en el momento y como noticia.
Por estos motivos es donde debiera existir auditorias exhaustivas, precisas, profundas, buscando a los perpetradores correctos para su proceso administrativo, sancionatorio civil, según el porcentaje de participación, si logre ver y evidenciar informes de auditorías que fueron presentadas al público por medios electrónicos, como una que es de la gestión 2011 por la Construcción de Puentes, pero luego de esa gestión no logre encontrar similares.

6. Marco Metodológico

6.1. Enfoque

En este caso se hizo según un enfoque cualitativo que no busca réplica, los significados se extraen de los datos, no se fundamenta en la estadística, siendo amplia con riqueza interpretativa y contextualizando el fenómeno estudiado por lo tanto este enfoque utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación (Metodología de la Investigación, Roberto Hernández, Carlos Fernández, Pilar Baptista, 2006).

6.2. Tipo

Es de tipo explicativo, que permite identificar y desarrollar a la auditoría forense en toda su plenitud, sin tantos límites y con todas las soluciones posibles según este caso.

6.3. Diseño

Para el desarrollo de este trabajo se realiza un plan previo, el diseño hace referencia a la estrategia para obtener información para responder al problema, obteniendo con diseño no experimental, es decir, que observa los estudios sin modificarlos. (R. Hernández, C. Fernández. Baptista, 2010:100)

6.4. Método

El presente trabajo está basado en un método cualitativo, incluyendo ejemplos de otras gobernaciones nacionales con respecto al tema de investigación.

6.5. Técnicas e instrumento
Las técnicas utilizadas son:

6.5.1. Observación

Esta investigación se desarrolla con una detallada observación a todos los parámetros que se encontró para corroborar que existen irregularidades en el manejo de los activos fijos, para después realizar el diseño de Fichas Técnicas con el objetivo de que fuera considerada por la Gobernación de Cochabamba.

6.5.2. Análisis de documentación obtenida

Toda documentación para esta investigación fue analizada de forma concisa y responsable.

7. Marco Práctico

7.1. Introducción

Se logra efectuar un análisis de los resultados que debe surgir de la conjunción de procesos, conduciendo hacia la separación de los aspectos principales del problema y los aspectos secundarios del mismo, como una explicación de las propuestas.

Las Fichas Técnicas es un conjunto de control diario desarrollados de manera sistemática, que tiene como objetivo disminuir las irregularidades de los activos fijos en el movimiento de las mismas, las cuales se aplicarían para todos los activos fijos tanto de entrada, salida incluyendo los motorizados, de lo cual se registrara el que solicita el activo, a qué departamento corresponde el solicitante, descripción del activo, código, la fecha que se solicita, con su respectivo número de ficha de lo cual debe ser correlativo según los archivados, existe un punto donde se debe especificar el motivo del ingreso o salida, ahora bien debe ser firmada por el Gerente Administrativo, Auditoría Interna y del Responsable de Activos Fijos.

Las fichas servirían para un control preciso de los activos tomando en cuenta que la misma circularía por las autoridades máximas de interés por regularizar el manejo de los activos sin su perdida, se toma en cuenta que su aplicación disminuirá las irregularidades por que existiría mayor personal que constate el movimiento adecuado llegando a ser partícipes tres máximas autoridades aparte del funcionario solicitante.

Con el diseño de las Fichas Técnicas se ofrece un instrumento adicional con la que se pretende contribuir a la erradicación irregular de los bienes de la institución, aplicando las mismas que permite el manejo correcto por parte de los funcionarios hacia los activos fijos correspondientes a la Gobernación de Cochabamba.

7.2. Propuesta

Como se menciona en el presente trabajo, la propuesta a la problemática sobre las irregularidades en el manejo de activos fijos es el Diseño de Fichas Técnicas que coadyuvarán al manejo adecuado, preciso, responsable de las salidas, entradas de los activos fijos, así como una Ficha específica para los motorizados pertenecientes a la Gobernación. A continuación se presenta los modelos de dichas Fichas Técnicas:

Fuente: Elaboración Propia, 2019

Nombre de la persona que solicita el bien.
Departamento solicitante.
Día, mes y año del ingreso del bien de la empresa.
Cantidad de bienes a ingresar.
Descripción especifica del activo fijo
Código asignado para su respectivo control.
Número de serie del bien
Tipo de ingreso
En caso de ser reingreso, especificar la salida.
Motivo y procedencia del ingreso.
Observaciones: Describir cualquier aspecto no detallado en la ficha.

Fuente: Propia, 2019

1. Nombre de la persona que solicita el bien.

2. Departamento solicitante.

3. Día, mes y año de la salida del bien de la empresa.

4. Cantidad de bienes a ingresar.

5. Descripción especifica del activo fijo

6. Código asignado para su respectivo control.

7. Número de serie del bien

8. Tipo de salida

9. En caso de ser reingreso, especificar la salida.

10. Motivo y procedencia del ingreso.

11.

Observaciones: Describir cualquier aspecto no detallado en la ficha.

Fuente: Propia, 2019

1. Nombre del departamento que solicita vehículo.

2. Nombre de la persona que utilizara el vehículo.

3. Destino del vehículo.

4. Las características del vehículo (marca, modelo y número de placa).

5. El día, mes y año de la fecha de salida.

6. Condiciones en que sale y entra en vehículo (marca, modelo y número de placa).

7. Equipo con el que sale o entra el vehículo.

8. Observaciones del vehículo.

9. Nombre y firma de la persona que autoriza, recibe y revisa.

8. Conclusiones

Por el análisis de la información de esta investigación, las irregularidades que se presentan en el manejo de los activos fijos en la Gobernación de Cochabamba por funcionarios del mismo, concluye que:

Considerando la Auditoría Forense en estos hechos dolosos, la propuesta de implementar las Fichas Técnicas de entrada y salida de activos constituye una fuerte herramienta para el combate del fraude y la corrupción, en muchos casos es tomada como una auditoría especializada en la obtención de evidencias para convertirlas en pruebas, las cuales pueden ser utilizadas en el aspecto legal (tribunales) si se da el caso, colaborando a juzgar los posibles actos fraudulentos permitiendo combatir efectivamente los delitos económicos y financieros realizados en contra de la entidad, institución u organización.

Es por este motivo el trabajo de campo desarrollado se identifica que carece de mayor control fuera del inventario, por lo tanto la propuesta expuesta en este trabajo queda en consideración, la misma podría ser realizada de forma cotidiana por el control responsable de los encargados de la salvaguarda de todos los activos fijos de la institución.

Por lo tanto el diseño de las fichas técnicas contribuyen a examinar el nivel de responsabilidad de los funcionarios involucrados en sus unidades con respecto al manejo de Activos Fijos de la Gobernación de Cochabamba, identificar si existe un adecuado inventariado de los activos fijos de forma periódica basado en normas vigentes o resoluciones internas.

Todo para lograr disminuir de forma responsable, sistemática y profesional, las irregularidades en el manejo de activos fijos de los funcionarios de unidades involucradas relacionadas a la procedencia y destino de estos activos fijos de la Gobernación de Cochabamba.

9. Recomendaciones.

Para contribuir a la disminución o erradicación del problema de irregularidades en los activos fijos se considera los siguientes puntos para detectar con anticipación este tipo de situaciones, se precisa efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de los reportes financieros, así como cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa de la organización.

Es duro para muchas autoridades como ser Gobernadores, alcaldes, u otras con algún poder jerárquico encontrarles falencias en su administración y más aún cuando no se tiene el suficiente conocimiento de los fraudes o irregularidades que se producen, por lo tanto se recomienda realizar auditorías forenses con previa capacitación a los auditores internos de las organizaciones o entidades, de esta manera los auditores correspondientes podrían llegar a adquirir más información con respecto a las auditorias forenses o tomar como base la experiencia de auditores forenses que lograrían pertenecer a esta institución e incluso a otras que usualmente no cesan las irregularidades.

Considerar la implementación de estas Fichas Técnicas para el manejo de los activos fijos de forma diaria en la Gobernación de Cochabamba, que ayudaría al control de las entradas y salidas de los mismos, con previas autorizaciones de la Máxima Autoridad Ejecutiva.

Referencias Bibliográficas

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Gonzales Alanes C. E., Marco Normativo para la información Financiera en Bolivia, 2014, La Paz, Bolivia.

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Ruiz R., El Método y sus etapas, 2007, México, Editorial Grijalpo.

Rojas G., 2012, Los Tiempos .Disponible en: http://www.lostiempos.com

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jueves, 25 de abril de 2019

5.1. Definición de Activo

5.19.1. Normas para coadyuvar a la Auditoría Forense.